「わきざしクラウド」導入前の、
キャンセル料請求について教えてください。
平均的に、1日に2〜3件はキャンセル料が発生する取消があるのですが、「キャンセル料の請求は業務負担が大きくなる」という理由から請求を行うことはなかったですね。
どのようなことが負担となりそうでしたか？
特に「お客様に何度も連絡すること」による「精神面の負担」を不安視していました。加えて、当館はご家族の利用も多いリゾートホテルです。日常の業務に忙殺されている中で、業務を増やすことは得策ではないとも考えていました。
「わきざしクラウド」を使った請求についての、
感想をお聞かせください。
携帯番号さえわかっていれば「わきざしクラウド」からSMSで請求書が送れるのがいいですね。電話予約の場合や一部の予約サイトでは、お客様情報として携帯番号しか取得できない場合がありますが、それでも請求書を送ることができます。請求書をお送りした後も「お客様が請求書を開いたかどうか」や「お支払い状況」も、管理画面で見ることができます。状況確認のためにお客様に細かく連絡をする必要がなく、業務面、精神面ともに負担が少ないですね。
「わきざしクラウド」の運用体制について教えてください。
予約に携わるスタッフを「わきざしクラウド」に追加し、操作を覚えてもらうようにしています。操作できるスタッフを増やす事で、キャンセル規定にかかる取消に気づいたその時に、スピード感を持って請求ができる体制が作れました。
請求書を取り下げられるケースもあると伺いました。
当館では次回のご予約をいただいた場合には、キャンセル料の請求を取り下げています。規定通りにキャンセル料をお支払いいただくことも大事なのですが、当館としてはやはり「またお越しいただきたい」という思いがありますので、次回のご予約を確認次第、取り下げをしています。私達のタイミングで請求の取り下げができるのも、「わきざしクラウド」の便利なポイントですね。
日々の業務と、請求業務、両立を実現されていますね。
はい。日々の業務を行いながらでも、しっかりと必要な請求ができる体制が作れました。そして、請求をした殆どのお客様からお支払いを頂いております。引き続きかんざしさんのツールをフル活用して、あらゆる業務をどんどん効率化していこうと思います。
