各地にある施設の予約情報は、
本社で管理されていると伺いました。
はい、そうですね。宿泊予約サイト（OTA）からの予約は、ホテルグリーンプラザ本社の予約センターで全施設分を管理しています。
「わきざしクラウド」導入前の、
キャンセル料請求について教えてください。
「わきざしクラウド」の導入前は、メールでキャンセル料のお支払いをお願いしてから、一通一通請求書を作成し、郵送していました。実際にお支払いいただくのは、請求書を送った総数の3割程度でしたので、残念ながら労力に見合ってなかったですね。
「わきざしクラウド」の導入後は、
どのような変化がありましたか？
まず、郵送をする必要がなくなったことで、お客様にキャンセル料を請求する手順を簡略化する事ができました。また、これまでは複数施設の請求データをエクセルに集約し管理していましたが「わきざしクラウド」の管理画面で請求中のステータスが一目で確認できるようなった事で、請求データの管理もかなり楽になりました。
Eメールではなく、SMSでの請求書送信をメインに
ご活用いただいる理由を教えてください。
「わきざしクラウド」を使い始めた頃は、できるだけSMSとEメールの両方に請求書を送信するようにしていました。お客様からすると「同時に2つ」送られてくる訳ですから「2回請求された」と受けとめられてしまうケースもあり、一旦SMSへの送信のみに変更しました。
しばらく運用する中で、SMSへの送信だけでも概ね支払っていただけることがわかりましたので、今はEメールではほとんど送っていません。
キャンセル料の請求をした総数に対して、
どのくらいの割合でお支払いを頂けていますか？
国内のお客様の利用が多い施設でも、海外のお客様の利用も多い施設でも、請求をした殆どのお客様にお支払いを頂けております。
請求書を発行する際に、
工夫されている点はありますか？
メール文面の始めに「ホテル名」が入るように「請求文章の設定」をしています。どこから来た請求なのかをわかりやすくすることで、お客様に「自分の事だ」と理解をしてもらえるように工夫をしています。
最後に、今後の「わきざしクラウド」に
期待することをお聞かせください。
各施設で「電話で受け付けた予約」に関する宿泊費の事前精算や、複数施設で同時に「クーポンを使ったキャンペーン」を展開する場合にも使えそうで、活用の幅に期待をしています。
本社で一括管理する強みを活かして「わきざしクラウド」をフルに活用していこうと思います。
